CƠ CHẾ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VỀ THÔNG TIN CÁ NHÂN

Nha khoa Thẩm mỹ Thiên Hà (sau đây gọi là “Thiên Hà Dental”) luôn tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng trong quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân. Chúng tôi cam kết tiếp nhận, xử lý nhanh chóng và minh bạch mọi phản ánh, khiếu nại liên quan đến việc thu thập, sử dụng hoặc bảo vệ thông tin cá nhân nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng theo quy định của pháp luật.

1. Phạm vi tiếp nhận khiếu nại

Thiên Hà Dental tiếp nhận các khiếu nại liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng, bao gồm nhưng không giới hạn các trường hợp sau:

• Thông tin cá nhân bị thu thập không đúng mục đích đã thông báo.
• Thông tin cá nhân bị sử dụng vượt quá phạm vi khách hàng đã đồng ý.
• Thông tin cá nhân bị tiết lộ, chia sẻ hoặc cung cấp cho bên thứ ba trái quy định.
• Thông tin cá nhân không chính xác, không được cập nhật hoặc gây ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng.
• Khách hàng có yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, bổ sung, hạn chế xử lý hoặc xóa dữ liệu cá nhân nhưng chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa phù hợp.
• Các hành vi khác có dấu hiệu vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo pháp luật Việt Nam.

2. Hình thức gửi khiếu nại

Khách hàng có thể gửi yêu cầu hoặc khiếu nại đến Thiên Hà Dental thông qua một trong các phương thức sau:

• Gọi đến số hotline được công bố trên website.
• Gửi email đến địa chỉ chăm sóc khách hàng hoặc địa chỉ tiếp nhận khiếu nại được công bố trên website.
• Gửi yêu cầu thông qua biểu mẫu liên hệ trên website https://thienhadental.vn.
• Gửi văn bản hoặc phản ánh trực tiếp tại các cơ sở của Thiên Hà Dental.

Để việc xử lý được nhanh chóng, khách hàng nên cung cấp các thông tin sau:

• Họ và tên.
• Số điện thoại hoặc email liên hệ.
• Nội dung khiếu nại.
• Thời điểm phát sinh vụ việc.
• Các tài liệu, hình ảnh hoặc bằng chứng liên quan (nếu có).

Thiên Hà Dental có thể yêu cầu khách hàng bổ sung thông tin hoặc tài liệu cần thiết nhằm xác minh danh tính và nội dung khiếu nại trước khi tiến hành xử lý.

3. Quy trình giải quyết khiếu nại

Bước 1. Tiếp nhận khiếu nại

Ngay sau khi nhận được phản ánh hoặc khiếu nại, Thiên Hà Dental sẽ ghi nhận thông tin, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và xác nhận việc tiếp nhận với khách hàng thông qua phương thức liên hệ phù hợp.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đủ căn cứ để xử lý, Thiên Hà Dental sẽ hướng dẫn khách hàng bổ sung thông tin cần thiết.

Bước 2. Xác minh và đánh giá

Thiên Hà Dental tiến hành rà soát toàn bộ quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân có liên quan, đồng thời phối hợp với các bộ phận chuyên môn hoặc đối tác cung cấp dịch vụ (nếu cần) để xác minh nguyên nhân vụ việc.

Trong quá trình xác minh, Thiên Hà Dental có thể liên hệ với khách hàng để làm rõ nội dung khiếu nại hoặc yêu cầu bổ sung tài liệu phục vụ việc giải quyết.

Bước 3. Xử lý khiếu nại

Sau khi hoàn tất việc xác minh, Thiên Hà Dental sẽ:

• Thực hiện cập nhật, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân nếu phát hiện có sai sót hoặc theo yêu cầu hợp pháp của khách hàng.
• Chấm dứt việc xử lý dữ liệu trong trường hợp khách hàng rút lại sự đồng ý và việc tiếp tục xử lý không thuộc trường hợp pháp luật cho phép.
• Áp dụng các biện pháp kỹ thuật hoặc quản lý nhằm ngăn ngừa việc tái diễn sự cố.
• Trường hợp phát hiện có hành vi vi phạm quy định pháp luật hoặc vi phạm quy trình nội bộ, Thiên Hà Dental sẽ áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp đối với cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị liên quan.

Bước 4. Phản hồi kết quả

Kết quả giải quyết sẽ được thông báo đến khách hàng thông qua email, điện thoại hoặc văn bản theo thông tin khách hàng đã cung cấp.

Trong trường hợp vụ việc có tính chất phức tạp hoặc cần thêm thời gian xác minh, Thiên Hà Dental sẽ thông báo cho khách hàng về tình trạng xử lý và thời gian dự kiến hoàn thành.

4. Thời hạn giải quyết

Thiên Hà Dental sẽ tiếp nhận và xử lý khiếu nại trong thời gian sớm nhất kể từ khi nhận được đầy đủ thông tin cần thiết, nhưng chậm nhất không quá 15 ngày

Đối với các vụ việc thông thường, kết quả xử lý sẽ được phản hồi trong thời hạn hợp lý theo quy trình nội bộ.

Đối với các vụ việc có tính chất phức tạp, liên quan đến nhiều bên hoặc cần xác minh bổ sung, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn và sẽ được thông báo đến quý khách hàng. Trong trường hợp này, Thiên Hà Dental sẽ chủ động thông báo cho khách hàng về lý do và tiến độ xử lý.

5. Quyền và trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có quyền:

• Yêu cầu Thiên Hà Dental giải thích về việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân.
• Yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, cập nhật hoặc xóa dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
• Khiếu nại nếu cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình liên quan đến dữ liệu cá nhân bị xâm phạm.
• Rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân trong các trường hợp pháp luật cho phép.

Khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp thông tin trung thực, chính xác và đầy đủ khi gửi khiếu nại.
• Hợp tác với Thiên Hà Dental trong quá trình xác minh và giải quyết vụ việc.
• Chịu trách nhiệm về tính xác thực của các tài liệu, chứng cứ do mình cung cấp.

6. Cam kết của Thiên Hà Dental

Thiên Hà Dental cam kết:

• Tiếp nhận và xử lý mọi phản ánh, khiếu nại về thông tin cá nhân một cách khách quan, công bằng và minh bạch.
• Bảo mật toàn bộ nội dung khiếu nại cũng như thông tin của người khiếu nại trong suốt quá trình xử lý.
• Không phân biệt đối xử hoặc hạn chế quyền sử dụng dịch vụ của khách hàng chỉ vì khách hàng thực hiện quyền khiếu nại hoặc yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Thực hiện đầy đủ các biện pháp khắc phục khi phát hiện có sai sót trong quá trình thu thập, sử dụng hoặc bảo vệ thông tin cá nhân.
• Phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hoặc khi phát hiện hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với kết quả giải quyết của Thiên Hà Dental, khách hàng có quyền tiếp tục gửi khiếu nại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc thực hiện các quyền khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.